Økt produktivitet med kunstig intelligens? – et felteksperiment med digital HR-assistent

For å redusere arbeidsbelastningen på linjeledere i Marinen ble det utviklet en personellressursassistent (HR-assistent), basert på kunstig intelligens, i samarbeid med det norske teknologiselskapet Midlaier. Formålet var å effektivisere håndteringen av henvendelser relatert til gjeldende avtaler, regelverk og prosedyrer, slik at arbeidsbelastningen til linjelederne avtok og forbedret kvaliteten på besvarelsen. HR-assistenten, som ble testet og videreutviklet i et samarbeid mellom FFI, Midlaier og Marinen, er en samtalerobot (chatbot) basert på Retrieval Augmented Generation (RAG)- teknologi, hvor en «snakker med» en avgrenset og formålstilpasset kunnskapsdatabase. Ved gode instrukser (prompts) får man raskt og korrekt svar, med referanser, basert på RAG-søket i den konkrete kunnskapsdatabasen – Forsvarets HR-dokumenter i vårt tilfelle. Hovedhensikten er å svare på HR-spørsmål basert på gjeldende tariffavtaler, HR-bestemmelser og -reglementer. HR-assistenten ble først testet i en pilotfase før et større felteksperiment ble gjennomført blant Marines linjeledere fra 1. september til 31. desember 2024. Arbeidet er praktisk eksempel på bruk av FFIs trekantmodell og ender opp med en brukertilfredshetsstudie hvor Forsvarets personell svarer på spørreskjema om ulike forhold rundt bruken av HR-assistenten. Resultatene fra felteksperimentet viste at linjeledere som hyppig brukte HR-assistenten, kunne svare raskere på HR-spørsmål, noe som reduserte ventetiden for de ansatte og forbedret den videre arbeidsflyten i henvendelsen. HR-assistenten ble spesielt nyttig for spørsmål om arbeidstid, overtid, kompensasjon, pendling, tjenestereiser, permisjon og velferd. Samtidig ble det avdekket behov for bedre integrasjon med Forsvarets systemer, inkludert intranettet Fisbasis, for å sikre mer sømløs tilgang til relevant informasjon om for eksempel karriereutvikling, lønn og ansiennitet. Deltakernes tilbakemeldinger viste varierende tillit til KI, men de som aktivt benyttet HRassistenten, vurderte den som et verdifullt verktøy. Tilbakemeldingsmekanismer ble brukt for å forbedre chatbotens svar, noe som førte til merkbare kvalitetsforbedringer over tid. En utfordring identifisert i studien var den relativt lave bevisstheten og erfaringen med KI blant ansatte i Marinen, noe som kan ha påvirket bruksmønsteret. Basert på funnene anbefales det at Forsvaret i større grad tar i bruk kommersiell KI-teknologi for å forbedre og forenkle daglige arbeidsprosesser. Dette felteksperimentet viser stort potensiale for arbeidstidsbesparing og bedret kvalitet på arbeidsintensive prosesser. Videre bør generativ KI integreres i flere administrative oppgaver som for eksempel kandidatevaluering, kvalitativ dokumentanalyse, møtereferat, generering av militære illustrasjoner/symboler og beslutningsstøtte. For å oppnå størst mulig effekt bør KI-løsninger introduseres som støtte i eksisterende arbeidsoppgaver og ikke som et tillegg i arbeidshverdagen. Kontinuerlig oppdatering og vedlikehold av HR-assistenten, både KI-modellen og tilhørende regelverk, er essensielt for å sikre høy nøyaktighet og brukervennlighet over tid.